Firmenumzug planen – Was ist zu beachten

Ein Firmenumzug bedeutet sehr viel mehr Arbeit als ein privater Umzug. Eine intensivere Planung ist daher für den reibungslosen Ablauf unabdingbar.  Werden elementare Aspekte übersehen oder zu stiefmütterlich behandelt, kann sich das durch hohe Umsatzeinbußen rächen. Zudem ist es die beste Maßnahme, einen Firmenumzug in die Hände von Profis zu legen. Auf Umzugsauktion finden Sie Unternehmen, die auf betriebliche Umzüge spezialisiert sind. Umzugsauktion gibt hier zudem hilfreiche Tipps für die perfekte Vorbereitung und Durchführung eines Firmenumzugs.

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Firmenumzug richtig planen, für einen reibungslosen Ablauf

Der wichtigste Faktor bei einem Firmenumzug ist die Zeit. Planen Sie unbedingt mit einem zeitlichen Vorlauf von mindestens drei bis vier Monaten, wenn Sie mit Ihrer Firma umziehen möchten. Nur so gelingt eine perfekte und umfangreiche Vorbereitung und nur so können sich alle Mitarbeiter und Verantwortlichen auf die bevorstehenden Veränderungen optimal einstellen.

Im Vergleich zu einem privaten Umzug ist bei einem Firmenumzug meistens deutlich mehr Umzugsgut von A nach B zu bewegen. Darüber hinaus besitzen viele Firmen besondere Einrichtungsgegenstände, sensible Datenträger oder teure Geräte, die ausschließlich von Spezialfirmen transportiert werden können. Die sind in der Regel nur mit einem langen zeitlichen Vorlauf zu beauftragen.

Denken Sie im Vorfeld auch unbedingt daran, dass Sie vertrauliche Dokumente und Unterlagen gesondert vom regulären Umzugsgut transportieren lassen und hierfür gegebenenfalls zusätzlich eine Versicherung abschließen oder eine Verschwiegenheitserklärung unterzeichnen lassen.

Firmenumzug – nur mit einem professionellen Umzugsunternehmen

Wenn Firmen umziehen, ist die Beauftragung eines Umzugsunternehmens unabdingbar – selbst bei kleineren Firmen. Einige Speditionen haben sich auf Firmenumzüge spezialisiert und sind in jedem Fall bei der Auswahl zu bevorzugen. Arbeiten Sie für einen reibungslosen Ablauf unbedingt mit Profis zusammen, um an Ihrem neuen Standort möglichst rasch den regulären Betrieb wieder aufnehmen zu können. Empfehlenswert ist es allerdings, dass Ihre Mitarbeiter ihre persönlichen Unterlagen und Gegenstände von ihrem Arbeitsplatz selbst verpacken. So vermeiden Sie Chaos und Verwirrung am neuen Standort und Mitarbeiter können sich am neuen Standort gleich individuell einrichten.

Wen müssen Sie noch über Ihren bevor­stehenden Firmen­umzug informieren?

  • Vermieter (Kündigungsfristen beachten)
  • Betriebsrat (Achtung: dieser muss dem Umzug im Vorfeld zustimmen)
  • Kammern
  • Ämter (z. B. Finanzamt, Gewerbe­­amt)
  • Steuerberater
  • Anwälte
  • Versicherungen
  • Banken
  • IHK
  • Agentur für Arbeit
  • weitere Vertragspartner

Nach dem Firmen­umzug: Geschäfts­unterlagen aktuali­sieren

Sie haben den Umzug geschafft und können das Tagesgeschäft wieder aufnehmen. Aktualisieren Sie dann zuletzt noch Ihre neuen Firmendaten:

  • Briefköpfe
  • E-Mail-Signaturen
  • Visitenkarten
  • Impressum (Webseite, Firmen­broschüren)
  • Branchenverzeichnisse

Anschreiben beim Firmenumzug: Informieren Sie Kunden, Mitarbeiter und Ämter über den geplanten Umzug

Informieren Sie Ihre Kunden und Dienstleister so früh wie möglich über Ihren geplanten Firmenumzug. In einem ersten Schritt kann dies über eine Ergänzung in den E-Mail-Signaturen geschehen. Steht der Umzug dann kurz bevor, empfiehlt Umzugsauktion ein separates Anschreiben per Post oder E-Mail. So vermeiden Sie, dass die Information untergehen könnte.

Vergessen Sie bei der Information über den geplanten Umzug auf gar keinen Fall Ihre Mitarbeiter. Die müssen unter Umständen stark umdisponieren und sollten daher von Ihnen so früh wie möglich über die bevorstehende Veränderung informiert werden. Dies ist umso wichtiger, je weiter Ihr neuer von Ihrem alten Firmensitz entfernt liegt. Für einige Mitarbeiter könnte in diesem Fall der neue Arbeitsweg zu weit sein, so dass sie sich einen neuen Arbeitgeber suchen oder längere Anfahrtszeiten in Kauf nehmen müssen.

Alten Firmensitz entrümpeln

Wenn Sie nicht den gesamten Aktenbestand und das Inventar mitnehmen, sparen Sie bei Ihrem Umzug bares Geld. Trennen Sie sich daher von altem und nicht mehr benötigtem Mobiliar oder von alten Dokumenten. Vernichten Sie dabei alte Dokumente, die sensible Daten enthalten, sorgfältig.

Beachten Sie beim Ausmisten Ihrer Unterlagen und Dokumente aber unbedingt die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten von Geschäftsunterlagen.

Den Firmenumzug organisieren: Binden Sie Ihre Mitarbeiter in den Umzug mit ein

Umzugsauktion empfiehlt eine detaillierte Ausarbeitung eines Ablaufplans für den Umzug, ähnlich einem Projektplan. Teilen Sie dabei Ihren Mitarbeitern einzelne Aufgaben zu oder bilden Sie Arbeitsgruppen für einzelne Bereiche mit entsprechenden Deadlines. Damit vermeiden Sie, dass Sie einem einzelnen Mitarbeiter zu viel Arbeit aufbürden und Sie selbst als Chef keine Zeit mehr für das nach wie vor laufende Tagesgeschäft haben. Außerdem fühlen sich Ihre Mitarbeiter so in den Entscheidungsprozess einbezogen und nicht überrumpelt – so stellen Sie sicher, dass alle Angestellten den Standortwechsel unterstützen.

 

Sechs Jahre Aufbewahrungspflicht gelten für:

  • empfangene Handelsbriefe
  • Kopien abgesandter Handelsbriefe
  • Geschäftspapiere
  • Sonstige Unterlagen mit kaufmännischer und steuerlicher Bedeutung

Zehn Jahre Aufbewahrungspflicht gelten für:

  • Handelsbücher
  • Inventare
  • Eröffnungsbilanzen
  • Jahresabschlüsse
  • Einzelabschlüsse
  • Lageberichte
  • Konzernabschlüsse
  • Konzernlageberichte
  • Arbeitsanweisungen zum Verständnis der entsprechenden Berichte
  • sonstige diesbezügliche Organisationsunterlagen

Vor dem Umzug: Prozesse am neuen Standort optimieren

Nutzen Sie den Firmenumzug, um bestehende Arbeitsprozesse an Ihrem neuen Standort zu optimieren. Beziehen Sie hierfür unbedingt Ihre Mitarbeiter mit ein. Möglicherweise musste ein Mitarbeiter mehrmals am Tag zu einem anderen Mitarbeiter laufen, der bislang am anderen Ende des Firmengebäudes seinen Arbeitsplatz hatte. Verringern Sie für diesen Mitarbeiter die Laufzeiten und setzen Sie diese beiden Mitarbeiter räumlich näher zusammen. Oder Sie trennen am neuen Firmensitz Streithähne räumlich voneinander und verbessern damit das Betriebsklima.

Unbedingt beachten: Schlüssel der Mitarbeiter einsammeln

Sammeln Sie unmittelbar vor dem bevorstehenden Firmenumzug die Schlüssel der Räumlichkeiten ein, die den Mitarbeitern überlassen wurden. Beschriften Sie die Schlüssel, so dass Ihr Vermieter nachvollziehen kann, zu welchem Schloss der jeweilige Schlüssel gehört. Übergeben Sie alle Schlüssel im Rahmen eines Übergabetermins an Ihren alten Vermieter.

Telefon- und EDV-Anlage umziehen

Der Umzug der Telefon- und EDV-Anlage erfordert ein besonderes Augenmerk. Wenn Sie keinen Fachmann hierfür in Ihrer Firma haben, sollten Sie für die Planung und Umsetzung einen speziellen Dienstleister beauftragen. Wenn sich Laien an der Neuinstallation versuchen, kann es schnell zu Schäden an der Technik und zu großem Chaos kommen. Dies zieht in der Regel hohe Kosten und ggf. Umsatzeinbußen nach sich. Holen Sie sich für den Umzug Ihrer Telefon- und EDV-Anlage vorab unbedingt verschiedene Angebote von entsprechenden Dienstleistern ein. So können Sie sich für den besten Kostenvoranschlag entscheiden und Sie nutzen das enorme Einsparpotenzial in diesem Bereich. Ein Umzugs kann auch eine gute Gelegenheit sein, Angebote von anderen Telefonanbietern zu vergleichen und unter Umständen einen günstigeren Tarif auszuhandeln.